Orga-Toolbox: kostenlose Werkzeuge für Kulturveranstaltungen
Wir sind eine gemeinnützige LARP-Orga aus Dresden und rechnen dieselben Dinge aus wie ihr: Wie viele Leute dürfen aufs Gelände? Wie viele Sanitäter braucht es? Trägt der Finanzierungsplan den Antrag? Die Werkzeuge dafür haben wir für uns selbst gebaut, weil es sie nicht gab oder weil die vorhandenen mit veralteten Zahlen rechneten.
Hier stehen sie frei zur Verfügung — ohne Anmeldung, ohne Konto, ohne Datenübertragung: Alles rechnet im Browser, eure Zahlen verlassen euer Gerät nicht. Wenn euch etwas fehlt oder etwas falsch ist, schreibt uns. Wir pflegen die Werkzeuge weiter, weil wir sie selbst benutzen.
Euer Event
Allgemeine Einstellungen noch nicht gemachtOhne diese Angaben fängt jedes Werkzeug bei null an. Einmal ausgefüllt, übernehmen alle Werkzeuge Name, Zeitraum, Ort, Personenzahlen und Merkmale von hier.
Was plant ihr?
Wählt eure Art von Veranstaltung, dann öffnen sich die Rechner mit passenden Voreinstellungen. Alles bleibt änderbar — die Voreinstellung nimmt euch nur die ersten zehn Eingaben ab.
- LARP im Geländeöffnen:Sicherheitskonzept-AssistentAwareness-Konzept-BaukastenLagerküchen-MengenrechnerTavernen- und GetränkerechnerWetter- und Abbruchkriterien-Karte
- Con / Spieletreffenöffnen:Kapazitäts- und Rettungsweg-RechnerAwareness-Konzept-BaukastenCountdown-Aufgabenplan
- Mittelaltermarktöffnen:Kapazitäts- und Rettungsweg-RechnerToiletten- und Camp-VersorgungsrechnerWetter- und Abbruchkriterien-Karte
- Theater / Aufführungöffnen:Honorar- und AbgabenrechnerKosten- und FinanzierungsplanKapazitäts- und Rettungsweg-RechnerTicketpreis- und Break-even-Rechner
- Festival / Open Airöffnen:Sanitätsdienst-RechnerToiletten- und Camp-VersorgungsrechnerWetter- und Abbruchkriterien-KarteTavernen- und Getränkerechner
- Vereins- oder Stadtteilfestöffnen:Tavernen- und GetränkerechnerToiletten- und Camp-VersorgungsrechnerKosten- und FinanzierungsplanTicketpreis- und Break-even-Rechner
Wofür die Werkzeuge da sind
Sicherheit
Die Werkzeuge, nach denen das Ordnungsamt fragt. Der Kapazitäts- und Rettungsweg-Rechner sagt, wie viele Menschen zulässig sind und woran es liegt, wenn die Zahl kleiner ausfällt als gedacht. Der Sicherheitskonzept-Assistent führt durch die Gefährdungsbeurteilung nach DGUV 215-310, der Sanitätsdienst-Rechner rechnet die Sanitätswache nach zwei anerkannten Verfahren, und die Wetter- und Abbruchkriterien-Karte legt fest, ab welchem Wert unterbrochen und geräumt wird — vorher, nicht mittendrin.
Geld
Ob die Rechnung aufgeht, entscheidet sich vor der Veranstaltung. Der Kosten- und Finanzierungsplan baut den Kosten- und Finanzierungsplan im Förderformat, mit Mittelabruf und Kontrollsumme. Der Ticketpreis- und Break-even-Rechner sagt, welcher Ticketpreis die Kosten deckt und ab welcher Teilnehmerzahl. Der Honorar- und Abgabenrechner rechnet Honoraruntergrenze, Künstlersozialabgabe und Helferpauschalen — die drei Posten, die in Kalkulationen am häufigsten fehlen.
Versorgung
Alles, was Menschen auf einem Gelände brauchen. Der Toiletten- und Camp-Versorgungsrechner bemisst Toiletten, Urinale und Waschbecken nach Versammlungsstättenverordnung und ergänzt Duschen, Frischwasser und Müll fürs mehrtägige Lager. Der Lagerküchen-Mengenrechner macht aus Kopfzahl und Tagen eine Einkaufsliste in Gebinden, und der Tavernen- und Getränkerechner rechnet den Ausschank: wie viel Getränk ein Abend frisst und für wie viel ihr es verkaufen müsst.
Planung
Zwei Werkzeuge für das, was sonst niemand aufschreibt. Der Countdown-Aufgabenplan rechnet vom Veranstaltungstag rückwärts und zeigt, welche Frist gerade läuft — Förderanträge haben Vorlaufzeiten von Monaten. Der Awareness-Konzept-Baukasten baut aus Bausteinen ein Awareness-Konzept mit Ansprechpersonen, Meldeweg und Konsequenzen, als Infoblatt für Teilnehmende und als Briefing für die Orga.
Verfügbare Werkzeuge
- Kapazitäts- und Rettungsweg-RechnerMaximale Besucherzahl aus Fläche, Rettungswegen und Auflage — die kleinste der drei Grenzen gilt.Für wen: Orgas, die vor der Anmeldung beim Ordnungsamt wissen wollen, wie viele Menschen zulässig sind — und woran es liegt, wenn die Zahl kleiner ausfällt als gedacht.
- Sicherheitskonzept-AssistentGeführte Gefährdungsbeurteilung in sieben Schritten, mit Katalog, Maßnahmenplan und Notfallkarte.Für wen: Orgas, die eine Gefährdungsbeurteilung brauchen — als Pflicht des Veranstalters und als Kern jedes Sicherheitskonzepts, das beim Ordnungsamt durchgeht.
- Kosten- und FinanzierungsplanAusgaben, Einnahmen und Finanzierungslücke im Förderformat — samt Ticketpreisen und Mittelabruf.Für wen: Orgas, die einen Förderantrag stellen — und alle, die vorher wissen wollen, ob die Rechnung überhaupt aufgeht.
- Toiletten- und Camp-VersorgungsrechnerToiletten, Waschbecken, Duschen, Wasser und Müll — mit dem Hinweis, was davon überhaupt vorgeschrieben ist.Für wen: Orgas, die Sanitärcontainer bestellen müssen — und mehrtägige Lager, für die kein Vermieter-Rechner gemacht ist.
- Sanitätsdienst-RechnerMaurer-Schema und Kölner Algorithmus nebeneinander — Helfer, Fahrzeuge, Notärzte, Wachbezirke.Für wen: Orgas, die dem Ordnungsamt sagen müssen, mit welchem Sanitätsdienst sie planen — mit einer Zahl, die jemand nachvollziehen kann.
- Countdown-AufgabenplanVon zwölf Monaten vorher bis vier Wochen danach — mit Fristen, Zuständigkeiten und Verweis aufs Werkzeug.Für wen: Orgas, die am Anfang stehen — und alle, die wissen wollen, was sie gerade vergessen.
- Ticketpreis- und Break-even-RechnerWas muss ein Ticket kosten, damit es trägt — mit Freiplätzen, Staffeln und Förderanteil.Für wen: Orgas, die vor dem großen Plan erst wissen wollen, ob die Rechnung überhaupt aufgehen kann.
- Honorar- und AbgabenrechnerHonoraruntergrenze, Künstlersozialabgabe und Helferpauschalen — mit Prüfung, ob die Abgabe überhaupt anfällt.Für wen: Theater, Festivals und alle, die Künstlerinnen bezahlen — und Orgas, die Helfer korrekt abrechnen wollen.
- Awareness-Konzept-BaukastenBausteine zu einem Awareness-Konzept — ergibt ein Infoblatt für Teilnehmende und ein Briefing für die Orga.Für wen: Orgas, die ein Awareness-Konzept brauchen — und alle, die eins haben, das niemand liest.
- Lagerküchen-MengenrechnerMengen, Einkaufsliste in Gebinden, Kühlbedarf und Kosten je Kopf — mit Portionsgrößen und Hygieneliste.Für wen: Küchencrews, die für ein Lager einkaufen — und alle, die wissen wollen, was Verpflegung je Kopf kostet.
- Tavernen- und GetränkerechnerGetränkemengen aus Köpfen und Stunden, eure Einkaufsliste dagegen geprüft, Mindestpreis je Getränk.Für wen: Tresencrews, die vorher wissen wollen, wie viel Getränk ein Abend frisst — und Orgas, die die Taverne nicht draufzahlen lassen wollen.
- Wetter- und Abbruchkriterien-KarteDruckbare Karte mit Schwellen und Maßnahmen — Wind nach dem Betriebswind eures Aufbaus, nicht nach Bauchgefühl.Für wen: Outdoor-Orgas, die vorher festlegen wollen, wann unterbrochen und geräumt wird — nicht mittendrin.
Womit wir rechnen
Alle Werte unserer Werkzeuge stehen offen da — mit Quelle und Prüfdatum, damit ihr eine Zahl nachprüfen könnt, ohne den Rechner zu befragen.
Was noch kommt
Die 12 Werkzeuge oben sind fertig. Woran wir als Nächstes arbeiten — und die Reihenfolge richtet sich auch danach, was ihr uns schreibt:
- PDF-Export in der Gliederung der kommunalen Sicherheitskonzept-Muster
- Genehmigungs- und Anmelde-Checker für Behördenwege
- Schicht- und Probenplan für mehrere Personen
- Waffencheck-Liste und Packliste als kleine Helfer
Orientierungswert. Dieser Rechner ersetzt keine Abstimmung mit Ordnungsamt, Bauaufsicht, Feuerwehr oder Fachplanung. Die Muster-Verordnungen der Länder weichen voneinander ab, und für eure Veranstaltung gilt die Verordnung eures Bundeslandes samt der Auflagen aus eurer Genehmigung. Stand der Kennzahlen: 1.0 · zuletzt geprüft: 2026-09-18.