Woher weiß der Plan, was wir vorhaben?

Aus dem Eventprofil auf der Übersichtsseite: Datum, Art der Veranstaltung und die Merkmale. Ihr könnt hier alles auch direkt eintragen — das Profil ist nur die bequemere Variante, weil dann auch die anderen Werkzeuge damit rechnen.

Die Fristen passen nicht zu uns. Ist das schlimm?

Nein. Ein Tavernenabend braucht keine zwölf Monate Vorlauf, ein Festival mit 2.000 Gästen mehr. Nehmt die Reihenfolge und die Abhängigkeiten, nicht die Tage: Was vor der Genehmigung passieren muss, passiert vor der Genehmigung, egal wie viel Zeit ihr habt.

Was ist mit Aufgaben, die uns fehlen?

Schreibt uns. Der Plan lebt von Praxis, und die kennt ihr für eure Art von Veranstaltung besser als wir. Was mehrfach genannt wird, kommt in den Katalog.

Bleibt das gespeichert?

In eurem Browser, sonst nirgends. Abgehakte Aufgaben überleben das Schließen des Fensters. Für die Weitergabe im Team nehmt die Kalenderdatei oder das PDF.

Countdown-Aufgabenplan

Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung, die sich selbst sortiert. Die meisten Dinge, die bei einer Veranstaltung schiefgehen, gehen nicht am Eventtag schief, sondern acht Monate vorher, als niemand an die Genehmigung gedacht hat. Dieser Plan zählt rückwärts: vom ersten Gedanken bis vier Wochen nach dem Abbau, mit Frist, Zuständigkeit und dem Werkzeug, das die Aufgabe erledigt.

Gefiltert nach eurem Event: Was ihr nicht macht, steht nicht drin. Kein Feuer, keine Feueranzeige; keine Förderung, kein Verwendungsnachweis. Abhaken lässt sich alles, und die Fristen könnt ihr als Kalenderdatei in den Team-Kalender laden.

Zwei der Aufgaben darin sind eigene Werkzeuge: die Gefährdungsbeurteilung im Sicherheitskonzept-Assistent und der Förderantrag im Kosten- und Finanzierungsplan.

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Ohne Datum zeigt der Plan die Reihenfolge, aber keine Fristen.

Konzept — etwa ein Jahr vorher

Konzept und Zielgruppe festlegenFür wen ist das, was soll es sein, und wie groß wird es? Alles Weitere hängt daran.
Veranstaltungsleitung
Budgetrahmen absteckenGrober Rahmen genügt: Was darf es kosten, und woher soll das Geld kommen?
Finanzen · Werkzeug öffnen: Kosten- und Finanzierungsplan
Termin und Gelände vorklärenTermin gegen Ferien, Feiertage und andere Events der Szene prüfen; Gelände anfragen.
Veranstaltungsleitung
Kernteam und Verantwortlichkeiten festlegenWer entscheidet im Notfall über Abbruch und Räumung? Schriftlich, vor allem anderen.
Veranstaltungsleitung · Werkzeug öffnen: Sicherheitskonzept-Assistent

Vorbereitung — neun bis drei Monate vorher

Gelände reservieren und Vertrag prüfenVertrag auf Nebenkosten, Stornobedingungen, Lärmauflagen und Haftung prüfen.
Orga
Zulässige Personenzahl und Rettungswege klärenFläche, Rettungswege und die Auflage aus der Genehmigung — die kleinste Zahl gilt.
Orga · Werkzeug öffnen: Kapazitäts- und Rettungsweg-Rechner
Genehmigungen einholen (Ordnungsamt, GEMA, Ausschank)Behördencheckliste abarbeiten. Fristen einplanen; manche Ämter brauchen Monate.
Orga
Gefährdungsbeurteilung beginnenGefährdungen sichten, bevor das Programm feststeht — sonst streicht man später ungern.
Sicherheit · Werkzeug öffnen: Sicherheitskonzept-Assistent
Sanitätsdienst bemessen und anfragenBemessung rechnen und mit Hilfsorganisation und Ordnungsamt abstimmen.
Sicherheit · Werkzeug öffnen: Sanitätsdienst-Rechner
Sanitärversorgung planen und bestellenToiletten, Handwaschen, bei Lagern auch Duschen, Wasser und Leerungsrhythmus.
Orga · Werkzeug öffnen: Toiletten- und Camp-Versorgungsrechner
Sponsoren und Partner ansprechenFrüh genug, dass Sponsoren es noch in ihre Jahresplanung bekommen.
Finanzen
Programm und Mitwirkende buchenVerträge und Honorare schriftlich, mit Ausfallregelung.
Programm

Umsetzung — drei Monate bis zwei Wochen vorher

Ticketing einrichten und Anmeldung öffnenPreise, Staffeln und Stornobedingungen festlegen, bevor die Anmeldung aufgeht.
Orga · Werkzeug öffnen: Kosten- und Finanzierungsplan
Ankündigung starten (Website, Social Media, Presse)Pressetext, Bildmaterial und Termine bereitlegen, dann veröffentlichen.
Kommunikation
Versicherungsschutz prüfenVeranstalterhaftpflicht mit passender Deckung, Unfallschutz für Ehrenamtliche.
Veranstaltungsleitung
Sicherheitskonzept bei der Behörde einreichenRechtzeitig vor dem Event, damit Auflagen noch umsetzbar sind.
Sicherheit · Werkzeug öffnen: Sicherheitskonzept-Assistent
Helfer- und Schichtplan aufstellenMit Ruhezeiten. Wer 48 Stunden wach ist, trifft die Fehlentscheidung beim Abbau.
Orga
Wetter- und Abbruchkriterien festlegenSchwellen und Maßnahmen festlegen, solange niemand unter Zeitdruck steht.
Sicherheit
Teilnehmerliste, Allergien und Notfallkontakte zusammenstellenFreiwillige Angaben, nur für die Sanität, nach dem Event löschen.
Orga

Durchführung — die letzte Woche und der Eventtag

Auf- und Abbauplan, Anfahrt und RettungszufahrtReihenfolge, Personal, Fahrzeuge. Rettungszufahrt bleibt dauerhaft frei.
Orga
Aufbau, Geländeabnahme, Rettungswege freihaltenGelände abgehen und abnehmen, bevor die ersten Teilnehmenden kommen.
Orga
Sicherheitsansprache haltenGelände, Kampfregeln, Feuer, Notfall, Safety-Tools. Nachzügler nachbriefen.
Sicherheit
Veranstaltungstag: Ablaufplan umsetzenAblaufplan, Funkdisziplin, Sanität besetzt, jemand behält die Uhr im Blick.
Alle

Nachbereitung — bis vier Wochen danach

Abbau und GeländeübergabeNicht in der Nacht nach Spielende. Müdigkeit ist die häufigste Unfallursache beim Abbau.
Orga
Helfern danken, Feedback einsammelnSolange es frisch ist. Feedback, das eine Woche später kommt, ist blasser.
Veranstaltungsleitung
Rechnungen prüfen und bezahlenBevor die Fristen laufen und bevor jemand vergisst, wofür die Position war.
Finanzen
Nachbesprechung und Wirksamkeitskontrolle der MaßnahmenWas hat gewirkt, was nicht? In die Gefährdungsbeurteilung zurückschreiben.
Sicherheit · Werkzeug öffnen: Sicherheitskonzept-Assistent

Feedback zu diesem Werkzeug geben

So wird gerechnet

Das Gerüst sind die Phasen Konzept, Vorbereitung, Umsetzung, Durchführung und Nachbereitung aus unserem eigenen Kostenplan. Ergänzt ist, was nur manche Veranstaltungen betrifft — Feueranzeige, Förderantrag, Einverständnisse für Minderjährige — und was speziell LARP braucht: Anmeldestaffeln, Charaktereinreichung, NSC-Briefing, Waffencheck, Zeltplatzeinteilung, Nachbereitung.

Die Fristen sind Tage relativ zum ersten Veranstaltungstag und bewusst runde Zahlen. Das ist ein Plan zum Widersprechen, kein Fahrplan zum Befolgen — „etwa ein halbes Jahr vorher“ ist ehrlicher als ein Datum auf den Tag genau.

Die Kalenderdatei enthält ganztägige Einträge. Eine Aufgabe, die ein halbes Jahr vorher ansteht, hat keine Uhrzeit, und 9:00 Uhr zu erfinden wäre eine Genauigkeit, die es nicht gibt.

Phasen und Grundaufgaben aus dem Aufgabenplan unseres Kosten- und Finanzierungsplans
Ergänzungen aus der eigenen Veranstaltungspraxis

Alle Werte mit Quelle und Prüfdatum stehen im Kennzahlen-Register — dort steht auch, wann sie zuletzt gegen die Verordnung geprüft wurden.

Häufige Fragen

Orga-Briefing

Etwa monatlich: Fristen für Förderanträge, neue Werkzeuge, Praxiswissen für Veranstaltende. Kein Verkauf, jederzeit abbestellbar.